Las buenas prácticas informáticas que toda empresa debería cumplir

Las buenas prácticas informáticas que toda empresa debería cumplir

Toda empresa en la actualidad tiene, o debería tener, sea cual sea su sector, un departamento, o una parte del personal de la plantilla, dedicado exclusivamente a la informática. En su defecto, muchas PYMES optan por subcontratar este departamento como un servicio externalizado. La era digital ya es el presente y la mayoría de organizaciones están adaptándose a los nuevos medios de información, comunicación y trabajo.

La información es el activo más importante de cualquier empresa, organización o institución, y ésta ha pasado de gestionarse en papel y archivadores a recopilarse y trabajarse en ordenadores, discos duros y servidores en red.

Es por ello que debemos ser responsables con los dispositivos tecnológicos que utilizamos en nuestro día a día, ya que son nuestras herramientas de trabajo y de ellos depende la productividad y la seguridad tanto del empleado como de la empresa.

A continuación, vamos a enumerar una serie de buenas prácticas informáticas que las empresas deben cumplir para optimizar el uso de sus equipos y su vida útil.

Buenas prácticas en el área de ciberseguridad:

• Uso de copias de seguridad

Una copia de seguridad, o backup, es el proceso de duplicar la información de un dispositivo volcándolo en un segundo soporte. Ambas opciones tienen como fin el poder recuperar estos datos en caso de haber un problema o fallo en la fuente de información original.

• Gestión de contraseñas

Es necesario crear contraseñas seguras, largas, complejas, combinando números y letras, y caracteres especiales cuando se nos permita. Pero también hay que saber gestionarlas después con medidas tales como no usar la misma contraseña en diferentes plataformas, no compartirlas con nadie, cambiarlas de forma periódica, activar la doble autenticación, y no usar siempre el mismo correo de seguridad para contraseñas olvidadas.

• Control de accesos

Entendemos por control de accesos todos aquellos sistemas automatizados que permiten o deniegan el paso de una persona a un área en concreto. Hoy en día, estas medidas se implementan de manera similar en aplicaciones, programas y plataformas virtuales, con sistemas de verificación y autenticación más allá de las contraseñas, para garantizar la completa seguridad de las mismas.

• Adaptación a los nuevos métodos de ataque de los ciberdelincuentes

Las actualizaciones no siempre tratan de corregir errores conocidos. A veces, las versiones anteriores pueden no tener ningún fallo. Sin embargo, los hackers descubren a diario nuevas formas de atacar y robar nuestra información. Es ahí donde los desarrolladores de aplicaciones y sistemas se encargan de adaptar y aplicar al software las medidas oportunas para protegernos de las nuevas armas de los piratas informáticos.

• Uso de antivirus, antispyware, y cortafuegos

Muchos usuarios han oído alguna vez uno de estos tres términos, e incluso tienen este tipo de software instalado en sus ordenadores. No obstante, seguro que no todos conocen la diferencia entre los tres. Un antivirus es un programa que detecta y elimina la presencia de malware o virus que corrompen nuestro ordenador sin que nos demos cuenta. Un cortafuegos, o firewall, es una parte de la red que bloquea accesos no autorizados a nuestro sistema, y permite el paso a los que sí lo están. El cortafuegos puede ser virtual (software) o físico (hardware). Por último, el antispyware es un conjunto de herramientas que previenen y eliminan programas espía, o spyware, escondidos que recopilan nuestra información y la envían a terceros sin nuestro consentimiento.

Buenas prácticas de uso de software:

• Desarrollo de software

A la hora de crear un software, conviene pasar por los tres estadios de la programación para un resultado satisfactorio. Empezar en un entorno o servidor de pruebas, que normalmente es una nube donde otros miembros del equipo o la empresa pueden probar el programa. Posteriormente pasaríamos al entorno o servidor de pre-producción, también llamado de integración o staging, donde nos encontraremos el software tal y como será para los usuarios finales, con el fin de hacer las últimas comprobaciones. Por último, en el entorno o servidor de producción es donde se ejecutará la aplicación para los usuarios finales.

• Actualizaciones

Es importante mantener siempre todos los programas y aplicaciones actualizados, esto nos asegurará siempre las mejores medidas de protección, de rendimiento, mayor ausencia de fallos, y las últimas funciones implementadas por los desarrolladores del software.

• Gestión de programas

Es conveniente mantener nuestros ordenadores libres de software obsoletos o que ya no utilicemos, por lo que deberían eliminarse todos aquellos programas que sean inútiles para nosotros, siempre y cuando no almacenen información antigua que pueda sernos necesaria en el futuro. Por otro lado, debemos analizar recurrentemente el rendimiento de los programas que usamos en el día a día, a fin de comprobar si son verdaderamente productivos para nuestro trabajo y no existen mejores opciones para optimizarlo.

• Gestión de espacio en discos:

De la misma manera que con los programas, es necesario no perder de vista la capacidad de nuestros servidores y analizar el espacio libre que queda en los mismos, el espacio que necesitamos en ellos a corto, medio, y largo plazo; qué archivos y datos están ocupando su espacio en este momento, si podemos prescindir y eliminar información inútil, qué archivos están almacenados solamente de manera temporal y hasta cuándo, etc.

Buenas prácticas de uso de hardware:

• Mantenimiento de dispositivos

Limpiar los equipos es algo básico para su mantenimiento, ya que el polvo y la suciedad pueden terminar por estropearlos. Los cables demasiado trenzados pueden deteriorar los filamentos de su interior y comprometer su utilidad, algo evitable si los organizamos correctamente y prevenimos nudos y desorden innecesario, además de evitar tropiezos y roturas. Una correcta ubicación de los dispositivos en la estancia, teniendo en cuenta la temperatura, si la luz solar incide directamente sobre los mismos, si podrían mojarse en caso de lluvia, etc; son medidas básicas a tener en cuenta a la hora de distribuir el mobiliario de la oficina.

• Uso responsable

Debemos apagar correctamente los equipos para que el hardware pueda finalizar todos los procesos abiertos de forma segura, descargar la memoria RAM y la caché, además de desconectar la corriente eléctrica sin incidencias. Procurar evitar daños físicos a los dispositivos como golpes, caídas, etc, evitará su deterioro. Es conveniente también tener en cuenta con aquellos dispositivos que usen baterías, que debemos realizar los ciclos de carga correctos para optimizar la vida útil de las mismas, además de conectar y desconectarlos siempre de la corriente eléctrica de forma correcta.

• Actualizar componentes

Si deseamos un rendimiento óptimo de nuestros equipos, antes o después tendremos que actualizarlos reemplazando los componentes de los mismos que se hayan quedado obsoletos por modelos más actuales que permitan la ejecución de las tareas y programas más exigentes.

• Mantenimiento del sistema eléctrico

Un aspecto a revisar también es la instalación eléctrica del edificio, la cual no se debe descuidar. Evitando apagones, picos de tensión o incidencias relacionadas con la electricidad del sitio, no se dañará la alimentación, el funcionamiento y la integridad física de nuestros dispositivos conectados a la corriente.

Buenas prácticas del personal de la empresa:

• Organización interna

Como mencionábamos al inicio del artículo, todas las empresas deben tener designada una parte de su personal a los asuntos relacionados con la informática. Lo ideal es tener un departamento en específico, o una persona especializada en el caso de las pequeñas empresas. Más allá de esto, habrá que llevar a cabo una correcta segregación de las funciones y responsabilidades de los empleados en esta área.

• Formación

Concienciar y formar a los empleados de la empresa en las presentes buenas prácticas es fundamental. Además, contar con una plantilla con conocimientos básicos en materia de ciberseguridad permitirá saber prevenir y detectar problemas.

• Protocolos

Tener todas las tareas técnicas y relacionadas con la informática bien documentadas, especificando el funcionamiento y los pasos de cada uno de los procesos será de ayuda para un correcto desempeño. De la misma forma, recopilar correctamente los históricos de datos, establecer planes de acción frente a diferentes situaciones, como las emergencias informáticas; son protocolos de gran relevancia para estandarizar procedimientos.

• Control

Medir las tareas y la producción de los empleados por medio de herramientas informáticas permitirá analizar su eficiencia. Así mismo, monitorizar sus actividades nos permitiría detectar situaciones indeseadas e intervenir por anticipado. También podremos establecer avisos y alertas programadas cuando las tareas no se realicen correctamente o se produzcan situaciones críticas.

• Potenciar la mejora continua como actividad clave dentro de la organización

Esta acción tiene como objetivo principal evitar pérdidas. Ya que los procesos en caso de no estar optimizados, es más probable que se desperdicien gran parte de los recursos invertidos en la empresa.

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